早いものでもう６月、一年の折り返し地点の頃となりました。みなさまいかがお過ごしでしょうか。日頃は大変お世話になっております。誠にありがとうございます。
このブログでは、ドラッカーの『現代の経営(上)』の「第11章 自己管理による目標管理」を読んでおります。興味のある部分を取り上げてご紹介しております。
今回は「報告と手続きに支配されるな」の節をご紹介します。
ドラッカーは「報告と手続き」は「道具」であるとし、誤った使い方をすると「道具」ではなく「支配者」になると警告しています。そして、誤った使い方として次の三つを挙げています。
第一によく見られる誤りは、手続きを規範とみなすことである。もちろんそうであってはならない。手続きは完全に効率上の手段である。何をすべきかは規定しない。(中略）
第二によく見られる誤りは、手続きを判断の代わりにすることである。しかし手続きが有効に働くのは、もはや判断が不要になっているときである。すでに判断を行い、その判断の正しさが検証されているという反復的な状況だけである。(中略)
第三に、最もよく見られる間違った使い方としては、報告と手続きを上からの管理の道具として使うことである。このことは、特にマネジメントの上層に情報を提供するための報告や手続き、つまり日常の諸々の書式についていえる。自らの仕事に必要のない情報を本社の経理部、技術部、その他のスタッフに知らせるために、二〇種類もの書式に記入しなければならないという工場長の例は、いくらでも目にする。その結果、工場長の注意は肝心の本来の仕事からそらされる。
『現代の経営(上)』 p183-184より引用
この部分を原書で見てみましょう。
There are three common misuses of reports and procedures. The first is the all too common belief that procedures are instruments of morality. They are not; their principle is exclusively that of economy. They never decide what should be done, only how it might be done most expeditiously. Problems of right conduct can never be “proceduralized” (surely the most horrible word in the bureaucrat’s jargon); conversely, right conduct can never be established by procedure. The second misuse is to consider procedures a substitute for judgment. Procedures can work only where judgment is no longer required, that is, in the repetitive situation for whose handling the judgment has already been supplied and tested. Our civilization suffers from a superstitious belief in the magical effect of printed forms.And the superstition is most dangerous when it leads us into trying to handle the exceptional, non-routine situation by procedure. In fact, it is the test of a good procedure that it quickly identifies the situations that, even in the most routine of processes, do not fit the pattern but require special handling and decision based on judgment. But the most common misuse of reports and procedures is as an instrument of control from above. This is particularly true of those that aim at supplying information to higher management—the “forms” of everyday business life. The common case of the plant manager who has to fill out twenty forms to supply accountants, engineers or staff people in central office with information he himself does not need, is only one of thousands of examples. As a result the man’s attention is directed away from his own job.
"The Practice of Management" Peter.F.Drucker
部下を支配するために報告や手続きを利用するということはいまでもよく聞くある話です。報告や手続きの些細な間違いを指摘して仕事を進めさせないように意地悪をするのです。
また、間接部門の力が強い組織においては、間接部門の存在意義を高めるために、無駄な報告書や手続きを残しているような状況もあるのではないでしょうか。
官庁は、企業や市民を報告書や手続きで支配していると思います。これは批判をしているのではなく、官庁とはそういうものだと理解しています。もう相当昔のことですが、あるお役所の手続きの際に、書類のたたみ方が悪い、提出の仕方が失礼だ、とだいぶ絞られたことを思い出しました。私も若かったので、自分でやってみようと、専門家に頼まなかったのがいけなかったのだと思います。
続きを読んでみましょう。
報告や手続きは、重要な領域で成果をあげるうえで必要なものに限定すべきである。すべてを管理しようとすることは何も管理しないに等しい。成果に直接関係ないことを管理することは、人を誤って導く。
最後に、報告と手続きは、記入する者自身にとっての道具でなければならない。記入者を評価するための道具にしてはならない。生産に関する書式への記入の出来栄えによって人を評価してはならない。書式への記入ぶりによって評価してよいのは、それを専門にしている事務員だけである。 生産に関わっている者は生産上の成果によって評価しなければならない。このことを確実にするための唯一の方法は、彼ら自身が成果をあげるうえで必要な書式と報告以外は、いっさい書かせないことである。
『現代の経営(上)』 p186より引用
原書では次のように表現されています。
Reports and procedures should focus only on the performance needed to achieve results in the key areas. To “control” everything is to control nothing. And to attempt to control the irrelevant always misdirects. Finally, reports and procedures should be the tool of the man who fills them out. They must never themselves become the measure of his performance. A man must never be judged by the quality of the production forms he fills out—unless he be the clerk in charge of these forms. He must always be judged by his production performance. And the only way to make sure of this is by having him fill out no forms, make no reports, except those he needs himself to achieve performance.
"The Practice of Management" Peter.F.Drucker
To “control” everything is to control nothing.
ドラッカーらしいズバッと切り込む文章ですね。
成果に結びつかない報告書や手続きを増やしていくのは、生産性が低いと言わざるを得ません。報告書や手続きは一瞬利用して、消えていくものです。私は一瞬見るということで役立てています。報告書や手続き、稟議などを何度も見返したりすることはほとんどありません。
必要なものは絶対にしなくてはなりませんが、最低限に絞るべきです。ましてやマネジメントや間接部門の好みでやられてはたまったものではありません。
課されている立場の者には、この報告書、この手続きがなぜ必要かは分からないのです。だから無駄なことも言われたとおりにやってしまいます。無駄なものを廃棄するのはマネジメントの仕事です。
いつもご利用ありがとうございます。今月もよろしくお願いいたします。
末筆ながら、みなさまのご多幸、ご健勝を祈念しております。
参考文献：
『現代の経営[上]』 P.F.ドラッカー (ダイヤモンド社)
"The Practice of Management" Peter.F.Drucker HarperCollins e-books
Hitoshi Yonezu at 10:00
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