ピーター・セージさんの『自分を超える法』にメール作業と時間管理について書かれていました。
メール作業が終わったら、かならず「プログラムを終了させる」のです。
いいですね、１日中、「受信メール」のお知らせが鳴るような環境は、「時間管理の死」を意味しますし、決して時間管理をマスターすることはできないでしょう。
大切なので、もう一度、言いますね。メール作業が終わったら、かならず「プログラムを終了させる」のですよ。
『自分を超える法』より引用
これは私もできていないことでした。
メールを使い始めたころは、いつでも発信できるし、好きなときに開封できるから、電話のように相手の迷惑にならないし、作業能率も上がるという便利なものだったはずです。
いまではメールさえも電話のように、すぐ発信し、すぐ答えなくてはならないものに変わってきてしまいました。
「手紙よりも便利で早いもの」だったのが、「電話より便利だが少し遅いもの」のようになってしまっています。
これがビジネスや生活を忙しくさせているのだと思います。
私自身もスマートフォンを通じて一日何度もメールチェックをしてしまいます。
そもそも「会議中は電話に出られないからメールで連絡して」と社員に依頼していることがいけないのです。
社員に対しては「忙しい用事は電話して」だけでいいのだと思います。
仕事のメールに関しては返事の期限があるものは期限まで、その他のメールの期限は翌日までかな、という感触をもっています。当日中に返信できればかなり反応がよいと思います。
ただ、お客さまからの依頼のメールはできる限り早くご返事をいたしたいと思います。携帯のメールの場合は2時間くらいご返事をできないでいると、再度確認メールが送られてくることもあります。
私には使い分けが必要です。
お客さまからの電話・メール：最優先
緊急な電話・メール：最優先
社内からの電話：優先
社内からのメール：後で
とりあえずこんな感じでしょうか。
参考文献：『自分を超える法』 ピーター・セージ(著) 駒場美紀＋相馬一進(訳)
Hitoshi Yonezu at 10:00
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